Kako odabrati najbolji recepcijski sistem (Property management system)?

Izbor pravog recepcijskog sistema (PMS) važna je odluka za svakog hotelijera u svetu. Od osnovnih funkcija do dobrog korisničkog iskustva, jednostavne implementacije i korisničke podrške, odlučivanje koje ponekad može biti glavobolja.

Recepcijski (Property management system) je mozak koji povezuje sve vaše hotelske operacije i pomaže vam da uštedite vreme i novac, istovremeno povećavajući prihod. Neke od osnovnih automatizacija povezane su s upravljanjem rezervacijama, izdavanjem računa i izveštavanjem.

Sve ovo treba da prati efikasna i brza korisnička podrška, koja će vam pomoći kad god imate problem i pružiti vam odličan korisnički trening.

Ultimativni spisak!

Ili šta biste trebali provjeriti prije donošenja odluke?


Integracije – koje ste sisteme povezali ili integrisali u recepcijski sistem (PMS)? Vaš PMS mora imati dobre veze s drugim sistemima, poput channel managera, booking engine sistema i CRM-a.

Konekcija sa channel managerom – channel manager je sistem koji povezuje vaše OTA (prodajne) kanale, poput Booking.com-a, Airbnb.com, Expedia.com, Hotelbeds.com, Sunhotels itd. Svi ovi kanali moraju biti povezani tako da ne možete primite bilo kakve duple rezervacije.

Ako je channel manager povezan s vašim PMS-om ili još bolje (!) Integrisan s vašim PMS-om, možete lako kontrolisati svoje cenovne planove, ograničenja (min. i maks. boravak, dani prijave, dani odjave iz objekta itd.), Raspoloživost i druge ključne stvari informacije koje vaši OTA kanali prikazuju potencijalnim gostima. Veza mora biti dvosmerna, pa kad promenite bilo što na svom PMS-u, ona direktno prolazi kroz channel manager na OTA kanale. A ako vaš channel manaher primi novu rezervaciju, ona se prikazuje na vašem PMS kalendaru. Ako je veza jednosmerna, to nije dovoljno.

Povezanost s booking engine-om – booking engine je vaša glavna funkcija na veb sajtu! Putem mehanizma za rezervacije, vaši gosti izvršavaju direktne rezervacije u bilo koje vreme. Tamo mogu u stvarnom vremenu videti raspoloživost vaših soba, proveriti cene, ponude itd. Booking engine bi se trebao uklopiti u celokupni dizajn web stranice i brenda vašeg hotela. Kreativan, brz, jednostavan i intuitivan dizajn pomoći će vam da usmerite pažnju na ono najvažnije – iskustvo rezervacije gostiju.

Povezanost sa CRM-om – CRM (Customer Relationship Management) ili upravljanje odnosima s klijentima je sistem ili način upravljanja odnosima s vašim gostima i kupcima. Putem CRM-a možete automatizovati e-mail-ove svojim gostima, pratiti njihovu interakciju s hotelom i šta im se najviše sviđa. Ovo vam pomaže u odabiru prave prodajne strategije. Ako vaš PMS ima ove funkcije, to je još bolje.

Cloud PMS

Cloud sistem je isporuka različitih usluga putem Interneta, uključujući čuvanje i razmenu podataka, baze podataka, umrežavanje i softvere. Čuvanje podataka zasnovan na cloud tehnologiji omogućava spremanje datoteka u udaljenu bazu podataka i njihovo preuzimanje na zahtev.

Vaš PMS mora biti na cloud-u, iz više razloga:

  • Cloud nije budućnost, on je sadašnja i buduća potreba za poboljšanjem vašeg poslovanja
  • Jednostavno podešavanje – pomoću PMS-a zasnovanog na cloud tehnologiji možete imati lako instaliranje sa manje vremena potrebnog za trening
  • Pristupačnija opcija – jer nije potrebno instaliranje i podrška na licu mesta (u hotelu) ako se pojavi bilo kakav problem, tehnologija u cloud-u je jeftinija i pouzdanija od offline tehnologije.
  • Mobilni pristup – bilo kada i sa bilo kog mesta možete pristupiti svom PMS-u. Ako se ne osećate dobro ili niste trenutno pri kompjuteru, još uvek imate kontrolu nad svojim hotelom.
  • Skladištenje podataka izvan lokacije hotela – ovo vam pomaže da osigurate informacije o svojim gostima, a ako PMS koristi kvalitetne servere, vaši podaci su još sigurniji od skladištenja u hotelu.

Mobilna aplikacija

Vaš PMS trebao bi imati pristup mobilnoj aplikaciji, što će vam pomoći da upravljate hotelom dok ste u pokretu. Jednostavan pristup, sjajno korisničko iskustvo, brzo preuzimanje i brzo prebacivanje kroz funkcije u aplikaciji, stvari su koje tražite.

Korisnička podrška i obuka

Da li vaš dobavljač PMS-a nudi besplatnu ili uključenu u cenu korisničku podršku i obuku? Ovo je osnovno, ako vam naplaćuju telefonsku podršku, ako imaju ograničenja, poput “odgovarat ćemo samo za PREMIUM klijente” “ili odgovor za 72+ sata”, bez obzira na to koliko je niska njihova cena, na kraju će postati preskupi za korišćenje.

Jedna nerešena dupla rezervacija, jedna glavobolja ili jedan dan bez podrške mogu biti loši za vaše poslovanje. Svaki sistem ima nedostatke i svi bismo to trebali prihvatiti (sve dok ti nedostaci nisu presudni i problematični za vaše poslovanje), ali sistem mora biti pouzdan i podrška mora biti brza u rešavanju problema kada se pojave.

Trebate postaviti nekoliko pitanja:

  • Da li je podrška dostupna tokom čitave nedelje?
  • Da li se na odgovor čeka duže od 24 sata?
  • Da li je trening uključen u cenu?
  • Da li postoji raspoloživa baza znanja?
  • Da li se sistem konstantno unapređuje?

Odlični se sistemi neprestano unapređuju, nove funkcije stižu svakih nekoliko nedelja i sistem treba biti lak za rukovanje.

Ako trebate imati nekoliko dana za trening, ako svakom novom recepcionaru treba više od 10 dana da savlada upotrebu sistema, onda definitivno imate stari sistem, verovatno s previše funkcija koje je preteško savladati – ako je to slučaj, vreme je za promjene!